Créer son assistant IA

• Utiliser déjà un assistant IA (ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Claude, Gemini ou Vibe, ex-Le Chat) pour rédiger ou résumer ; aucune compétence en programmation n’est demandée.
• Repérer où se trouvent les documents de référence du service : procédures, tarifs, questions fréquentes, réponses types (le tri se fait après la première séance).
• Un ordinateur avec une connexion Internet stable et un accès à un assistant IA qui permet de créer un assistant personnalisé, de préférence un compte professionnel (offre équipe ou entreprise) ; à défaut, un abonnement où l’entraînement sur les données est désactivé. Point vérifié lors de l’entretien de cadrage.

Configurer, tester et maintenir un assistant IA interne qui répond aux questions de son équipe à partir des documents de l’entreprise.

• Choisir un cas d’usage adapté et l’outil que permet l’abonnement de l’entreprise.
• Distinguer les documents qui peuvent être confiés à l’assistant de ceux qui ne doivent pas l’être.
• Préparer et structurer une base de documents à jour.
• Rédiger les instructions de l’assistant : rôle, public, ton, règles de conduite, format des réponses.
• Tester l’assistant avec un jeu de questions et corriger ses erreurs.
• Partager l’assistant avec l’équipe et organiser sa mise à jour.

• Configurer un assistant IA personnalisé à partir d’instructions et de documents de référence.
• Évaluer la fiabilité d’un assistant avec un jeu de tests.
• Appliquer les règles de confidentialité et de protection des données à un assistant partagé.
• Organiser la maintenance d’un assistant dans une équipe.

1. Choisir le cas d’usage et l’outil (3 h 30)

• Ce qu’est un assistant personnalisé : des instructions et des documents de référence ajoutés à un assistant IA ; ce qui change par rapport à une conversation ordinaire.
• Le bon cas d’usage : questions récurrentes, procédures, tarifs, réponses types ; critères de choix : fréquence, temps gagné, risque d’erreur. L’assistant reste interne.
• Les outils : plugins de ChatGPT (qui remplacent les GPT personnalisés), Projets de Claude, agents de Microsoft 365 Copilot, skills de Gemini (anciennement Gems), bibliothèques de Vibe (ex-Le Chat, Mistral) ; ce que permet chaque abonnement, compte personnel ou compte professionnel.
• Les données : conservation, réutilisation pour l’entraînement des modèles, partage, hébergement, réglages de confidentialité ; ce qu’on ne confie jamais à l’assistant.
• Entre deux séances : trier et compléter les documents de référence repérés avant la formation (hors temps de formation, environ 1 heure).

2. Préparer les documents et écrire les instructions (3 h 30)

• Mettre les documents à jour : versions périmées, doublons, tarifs anciens, informations contradictoires ; retrait des données personnelles.
• Structurer : questions fréquentes, procédures pas à pas, fiches courtes, dans un format que l’outil exploite bien.
• Rédiger les instructions : rôle, public, ton, règles de conduite, format des réponses.
• Poser les garde-fous : indiquer le document source, répondre « je ne sais pas » plutôt qu’inventer, renvoyer vers une personne.
• Première version de l’assistant configurée en séance, sur l’outil de l’entreprise.

3. Tester et partager (3 h 30)

• Jeu de 20 questions avec les réponses attendues, dont des questions hors sujet et des informations absentes des documents.
• Analyse des erreurs : corriger les documents ou les instructions, puis tester à nouveau.
• Partage avec l’équipe : droits d’accès, comptes, personnes autorisées à modifier l’assistant ; information des salariés par l’employeur et, à partir de 50 salariés, consultation du CSE.
• Présentation à l’équipe : à quoi sert l’assistant, à quoi il ne sert pas, quand relire ses réponses.
• Entre deux séances : deux à trois semaines d’usage réel par l’équipe (hors temps de formation), avec un relevé anonyme des questions mal traitées.

4. Mesurer et maintenir (3 h 30)

• Retour d’usage : questions les plus posées, réponses fausses ou incomplètes, temps gagné.
• Corrections et nouvelle version de l’assistant.
• Maintenance : responsable de l’assistant, mise à jour des documents à chaque changement de tarif ou de procédure, calendrier de revue ; guide d’utilisation pour l’équipe.
• Présentation finale : le participant (ou chaque sous-groupe en intra-entreprise) présente l’assistant, son jeu de tests et son guide.

• Formateur spécialisé dans les usages professionnels de l’IA générative, justifiant d’un niveau bac + 3 ou équivalent.
• Au moins 2 ans d’expérience dans la formation d’adultes.
• Pratique professionnelle régulière des principaux assistants IA (ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Claude, Gemini, Vibe) ; conception et mise à jour d’assistants personnalisés utilisés dans son activité professionnelle.

• En individuel ou en groupe intra-entreprise, en présentiel (Lyon, Aubenas et leurs environs) ou en visioconférence.
• En visioconférence : classe virtuelle animée en direct par le formateur (Microsoft Teams) ; assistance technique et pédagogique par e-mail à contact@cygnus-formations.fr, réponse sous 48 h ouvrées.
• Travaux pratiques sur l’outil et les documents de l’entreprise du participant, après vérification des réglages de confidentialité de l’outil : les documents sont choisis par l’entreprise et débarrassés des données personnelles ; aucune information confidentielle inutile à la tâche n’est confiée à l’assistant ; le formateur est tenu à la confidentialité.
• Mises en pratique entre les séances, reprises au début de la séance suivante.
• Supports remis : trame de choix du cas d’usage, modèle d’instructions, modèle de jeu de tests, modèle de guide d’utilisation.

• Avant la formation : entretien de cadrage et questionnaire de positionnement (usages actuels de l’IA, outil et abonnement de l’entreprise, cas d’usage envisagé).
• Pendant la formation : exercices pratiques corrigés, jeu de tests en séance 3, relevé d’usage entre les séances 3 et 4.
• En fin de formation : présentation de l’assistant, du jeu de tests et du guide d’utilisation, évaluée sur une grille de critères ; quiz de validation des acquis et questionnaire de satisfaction.
• Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation des acquis, et certificat de réalisation (formation non certifiante).
• Nouvelle offre : taux de satisfaction et de validation des acquis publiés à l’issue des premières sessions.