Microsoft 365 : travailler en équipe

• Utiliser un ordinateur, une messagerie et un traitement de texte ; le niveau de chacun est vérifié par un test de positionnement.
• Un compte Microsoft 365 professionnel avec Teams, OneDrive et SharePoint (Planner et Loop selon la licence de l’entreprise), ou l’accès de démonstration fourni par Cygnus Formations.

Ranger, partager et suivre le travail de l’équipe dans Microsoft 365 selon des règles communes, posées dans une première version de charte de travail collaboratif : chacun retrouve le bon fichier, avec moins de versions en double et moins d’e-mails internes.

• Choisir où ranger un document : OneDrive, Teams ou SharePoint.
• Partager un fichier par un lien avec les bons droits, en interne et en externe.
• Échanger dans les équipes et les canaux Teams, et préparer, animer et suivre une réunion Teams.
• Modifier un document à plusieurs, retrouver une version et commenter.
• Répartir et suivre les tâches d’un projet avec Planner et To Do.
• Appliquer les règles de l’équipe : quel outil pour quel échange, comment nommer et classer les fichiers.

Formule de 14 heures, en plus : organiser un site SharePoint et ses bibliothèques, créer un formulaire Forms et, selon la licence, un espace Loop, construire l’espace Teams de son équipe.

• Ranger et partager des fichiers avec les bons droits dans Microsoft 365.
• Travailler à plusieurs sur un document et en suivre les versions.
• Organiser les échanges et les réunions d’une équipe dans Teams.
• Suivre les tâches d’un projet d’équipe avec Planner.

Journée 1 : l’essentiel (formules de 7 et de 14 heures)

• Où ranger quoi (1 h) : OneDrive pour ses fichiers, Teams et SharePoint pour ceux de l’équipe ; partager un lien plutôt qu’une pièce jointe, droits de lecture et de modification.
• Teams (1 h 30) : équipes et canaux, publications et conversations privées, mentions, fichiers d’un canal, onglets, notifications.
• Les réunions Teams (1 h) : planifier, partager son écran, prendre des notes, enregistrer une réunion (exercice sur l’accès de démonstration) ; après la réunion, compte rendu, fichiers et tâches.
• Travailler à plusieurs sur un document (1 h 15) : coédition dans Word, Excel et PowerPoint, historique des versions, commentaires.
• OneDrive (45 minutes) : synchroniser, partager en interne et en externe, retrouver une version ou un fichier supprimé.
• Planner et To Do (1 h) : créer un plan, répartir et suivre les tâches d’un projet.
• Les règles de l’équipe (30 minutes) : quel outil pour quel échange, nommage et classement des fichiers, premières règles de la charte de travail collaboratif.

Journée 2 : aller plus loin (formule de 14 heures)

• SharePoint (2 h) : sites d’équipe, bibliothèques de documents, colonnes et affichages, règles et notifications, droits d’accès.
• Planner approfondi et Loop (1 h 30) : compartiments, étiquettes, échéances ; des pages Loop que l’équipe modifie ensemble (selon la licence).
• Forms (1 h) : créer un questionnaire ou une inscription avec la mention d’information sur les données personnelles, lire les réponses dans Excel.
• Atelier (2 h 30) : l’équipe construit son propre espace Teams (canaux, fichiers, plan Planner, règles) et relit sa charte.

• Formateur spécialisé dans les outils bureautiques et Microsoft 365, justifiant d’un niveau bac + 3 ou équivalent.
• Au moins 2 ans d’expérience dans la formation d’adultes.
• Pratique professionnelle régulière de Microsoft 365 en équipe.

• En groupe intra : dans les locaux de l’entreprise (Lyon, Aubenas et leurs environs) ou en visioconférence, sur l’environnement Microsoft 365 de l’entreprise avec l’accord de son service informatique, ou sur l’accès de démonstration de Cygnus Formations ; les partages externes se testent sur l’accès de démonstration.
• En individuel : en visioconférence, sur l’accès de démonstration ou, avec l’accord du service informatique, sur l’environnement de l’entreprise ; le participant choisit ce qu’il affiche, aucune séance n’est enregistrée et le formateur est tenu à la confidentialité.
• En visioconférence : classe virtuelle animée en direct par le formateur (Microsoft Teams) ; assistance technique et pédagogique par e-mail à contact@cygnus-formations.fr, réponse sous 48 h ouvrées.
• Exercices sur des documents d’exemple, sans données confidentielles, sauf l’atelier de la journée 2, où l’équipe organise son propre espace.
• Supports remis : guide pas à pas au format PDF et modèle de charte de travail collaboratif.

• Avant la formation : test de positionnement (outils déjà utilisés, habitudes de l’équipe, attentes).
• Pendant la formation : exercices pratiques corrigés à chaque module.
• En fin de formation : quiz de validation des acquis et mise en situation (partager un document avec les bons droits, le modifier à plusieurs (avec le formateur en individuel), créer et attribuer une tâche ; en 14 heures, organiser une bibliothèque SharePoint et créer un formulaire Forms) ; questionnaire de satisfaction.
• Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation des acquis, et certificat de réalisation (formation non certifiante).
• Nouvelle offre : taux de satisfaction et résultats publiés à l’issue des premières sessions.