Automatiser son activité avec l’IA

• Utiliser déjà un assistant IA (ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Claude, Gemini ou Vibe, ex-Le Chat) ; être à l’aise avec une messagerie et un tableur ; aucune compétence en programmation n’est demandée.
• Avoir en tête une ou deux tâches répétitives de son activité.
• Un ordinateur avec une connexion Internet stable, un compte professionnel (Microsoft 365, Google Workspace ou compte professionnel de l’outil d’automatisation) et un accès à Power Automate, Make ou Zapier, vérifiés lors de l’entretien de cadrage (compte à créer au besoin, avec l’accord de l’administrateur informatique s’il y en a un).

Concevoir, construire et surveiller une automatisation qui relie un assistant IA aux outils de son activité. Le participant termine la formation avec une automatisation testée sur un processus réel, en service ou prête à l’être, et sa fiche de fonctionnement.

• Repérer les tâches qui peuvent être automatisées et les classer selon le gain et le risque.
• Choisir un outil d’automatisation sans code adapté à ses outils et à son budget.
• Construire et tester une automatisation de bout en bout.
• Intégrer une étape d’IA qui produit une réponse exploitable, avec une validation humaine quand elle s’impose.
• Sécuriser les comptes et limiter les données personnelles qui transitent.
• Documenter l’automatisation pour qu’elle puisse être reprise par un collègue.

• Analyser un processus de travail et le décrire en étapes automatisables.
• Construire une automatisation sans code reliant messagerie, agenda, tableur et formulaires.
• Rédiger une consigne d’IA dont la réponse est exploitable dans un flux.
• Surveiller, sécuriser et documenter une automatisation.

1. Repérer ce qui s’automatise (3 h 30)

• La logique d’une automatisation : un déclencheur, des étapes, un résultat ; ce qu’un flux sait faire et ce qu’il ne doit pas faire seul.
• Cartographier ses tâches répétitives et les classer selon la fréquence, le temps gagné, le risque et les données concernées.
• Confirmer le processus et l’outil repérés à l’entretien de cadrage : parmi les processus qui font gagner du temps, le plus simple à mettre en place.
• Les données avant la mise en service : comptes professionnels, contrat de traitement des données de l’outil et du service d’IA, lieu d’hébergement, données limitées au nécessaire, information des personnes concernées ; si le flux touche l’activité des salariés, information préalable par l’employeur et, à partir de 50 salariés, consultation du CSE avant la mise en service.
• Les outils sans code : Power Automate, Make, ou Zapier si l’entretien de cadrage le retient ; connecteurs standard et premium, abonnements, crédits et coûts à l’usage.
• Entre deux séances : décrire le processus choisi étape par étape (hors temps de formation, environ 30 minutes).

2. Construire une première automatisation (3 h 30)

• Connecter ses comptes (messagerie, agenda, tableur, formulaire) avec des droits limités au nécessaire.
• Un cas complet de bout en bout : par exemple, un formulaire reçu alimente un tableau et déclenche un e-mail de notification interne.
• Conditions, filtres, tâches planifiées : tester avec des données fictives, lire l’historique d’exécution, corriger.
• Entre deux séances : faire tourner l’automatisation une semaine sur des cas réels si la liste de contrôle de mise en service le permet, sinon sur des données fictives, et noter les incidents (hors temps de formation).

3. Ajouter l’IA dans le flux (3 h 30)

• Une étape d’IA pour résumer, classer, extraire une information ou rédiger un brouillon de réponse ou de relance ; par exemple, une demande reçue par formulaire est résumée et classée, et un brouillon de réponse est préparé pour relecture.
• Écrire une consigne exploitable par l’étape suivante : format structuré, champs fixes, cas où l’IA doit s’abstenir.
• Validation humaine avant tout message rédigé par l’IA envoyé à un client et avant toute décision ; messages commerciaux : consentement des particuliers, droit d’opposition, lien de désinscription ; erreurs et inventions possibles de l’IA ; coût de l’étape d’IA (licence, crédits, appels au service).
• Limites : le tri de candidatures et l’évaluation de salariés ne sont pas traités (obligations particulières).
• Entre deux séances : deux semaines d’usage réel (hors temps de formation).

4. Fiabiliser et transmettre (3 h 30)

• Bilan des essais réels : ce qui a marché, ce qui a échoué, le temps réellement gagné, ce qu’il faut corriger.
• Alertes en cas d’erreur et reprise après incident.
• Sécurité et RGPD : comptes et connexions ; données personnelles qui transitent par le flux (minimisation, information des personnes concernées, contrat de sous-traitance avec l’éditeur, transferts hors de l’Union européenne, registre des traitements).
• Salariés : information des salariés concernés par l’employeur et, à partir de 50 salariés, consultation du CSE quand l’automatisation modifie l’organisation du travail ou permet de suivre l’activité.
• Fiche de fonctionnement pour qu’un collègue puisse reprendre le flux.
• Présentation finale : le participant (ou chaque sous-groupe en intra-entreprise) présente l’automatisation et sa fiche, puis en discute avec le formateur.

• Formateur spécialisé dans les usages professionnels de l’IA générative, justifiant d’un niveau bac + 3 ou équivalent.
• Au moins 2 ans d’expérience dans la formation d’adultes.
• Pratique professionnelle régulière des assistants IA et des outils d’automatisation sans code (Power Automate, Make) ; conception et maintenance d’automatisations utilisées dans son activité professionnelle.

• En individuel ou en groupe intra-entreprise, en présentiel (Lyon, Aubenas et leurs environs) ou en visioconférence.
• En visioconférence : classe virtuelle animée en direct par le formateur (Microsoft Teams) ; assistance technique et pédagogique par e-mail à contact@cygnus-formations.fr, réponse sous 48 h ouvrées.
• Travaux pratiques sur les outils et un processus réel de l’entreprise du participant, testés d’abord avec des données fictives ; aucune donnée personnelle inutile n’est introduite dans le flux ; le formateur est tenu à la confidentialité.
• Mises en pratique entre les séances, reprises au début de la séance suivante.
• Supports remis : grille de choix des processus, modèle de description d’un processus, modèle de fiche de fonctionnement, liste de contrôle de mise en service.

• Avant la formation : entretien de cadrage et questionnaire de positionnement (usages actuels de l’IA, outils de l’entreprise, processus envisagé).
• Pendant la formation : exercices pratiques corrigés, essais de l’automatisation entre les séances.
• En fin de formation : présentation de l’automatisation et de sa fiche de fonctionnement (par participant, ou par sous-groupe en intra-entreprise), évaluée sur une grille de critères ; quiz de validation des acquis et questionnaire de satisfaction.
• Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation des acquis, et certificat de réalisation (formation non certifiante).
• Nouvelle offre : taux de satisfaction et de validation des acquis publiés à l’issue des premières sessions.