Google Workspace : travailler en équipe

• Utiliser un ordinateur, une messagerie et un navigateur ; le niveau de chacun est vérifié par un test de positionnement.
• En groupe intra, un compte Google Workspace de l’entreprise pour chaque participant, avec l’accord de son administrateur ; en individuel, un compte Google Workspace ou un compte Gmail personnel (sans drive partagé, contenu adapté).
• Gemini et Gemini Notebook : contenu adapté aux fonctions de l’abonnement et aux services activés par l’administrateur, vérifiés lors de l’échange préalable, avant le devis.
• Un navigateur à jour (Chrome conseillé), une connexion Internet stable et, en visioconférence, une webcam et un micro.

Ranger, partager et rédiger des documents à plusieurs dans Google Workspace selon des règles communes à son équipe (posées dans une première version de charte de travail collaboratif), et utiliser Gemini dans les limites de son abonnement, pour que chacun retrouve plus vite le bon fichier, avec moins de pièces jointes et de versions en double.

• Choisir où ranger un document : « Mon Drive » ou un drive partagé, et retrouver un fichier supprimé.
• Partager un fichier avec les bons droits (lecteur, commentateur, éditeur), en interne et en externe.
• Rédiger et calculer à plusieurs dans Docs et Sheets : suggestions, commentaires attribués, historique des versions.
• Organiser son agenda et ses réunions Google Meet, et transformer un e-mail ou un message en tâche.
• Utiliser Gemini pour rédiger ou résumer, en relisant chaque proposition et sans lui confier de données personnelles ou confidentielles.
• Appliquer les règles de l’équipe : quel outil pour quel échange, comment nommer et classer les fichiers.

Formule de 14 heures, en plus : construire un tableau de suivi partagé dans Sheets ; traiter sa messagerie avec méthode ; réaliser une présentation Slides à plusieurs ; créer un formulaire Google Forms avec ses mentions d’information sur les données personnelles ; interroger un dossier de documents avec Gemini Notebook (anciennement NotebookLM) ; mettre en place le drive partagé et les espaces Chat de son équipe (en individuel, en préparer le plan).

• Ranger et partager des fichiers avec les bons droits dans Google Drive.
• Rédiger et calculer à plusieurs dans Docs et Sheets, et en suivre les versions.
• Organiser les échanges, les réunions et les tâches d’une équipe avec Gmail, Agenda, Meet, Chat et Tasks.
• Utiliser Gemini avec méthode et prudence, selon l’abonnement de l’entreprise.

Journée 1 : l’essentiel (formules de 7 et de 14 heures)

• Où ranger quoi (1 h) : « Mon Drive » pour soi, drives partagés pour l’équipe, ce que deviennent les fichiers d’un salarié qui part, retrouver un fichier supprimé dans la corbeille ; partager un lien plutôt qu’une pièce jointe, droits lecteur, commentateur et éditeur, partage hors de l’entreprise.
• Rédiger et calculer à plusieurs (1 h 45) : Docs en mode « Suggestion », commentaires attribués, historique des versions ; Sheets à plusieurs ; fichiers Word (dans Docs) et Excel (dans Sheets) modifiés sans conversion.
• Gmail, Agenda et Meet (1 h 15) : libellés et filtres, agendas partagés, disponibilités des invités, réunions Meet.
• Chat et Tasks (1 h) : quel outil pour quel échange, un espace Chat par projet, de l’e-mail ou du message à la tâche suivie.
• Gemini, rédiger et résumer selon l’abonnement (45 minutes) : en Business Starter, application Gemini et Gemini dans Gmail ; avec Business Standard, Business Plus ou une formule équivalente, aussi dans Docs, Sheets et Meet ; relecture et règles de confidentialité, sur des documents fictifs.
• Les règles de l’équipe (45 minutes) : première version de la charte de travail collaboratif et plan du drive partagé, à partir du modèle remis.
• Quiz de validation et bilan (30 minutes).

Journée 2 : aller plus loin (formule de 14 heures)

• Sheets pour l’équipe (2 h) : vues filtrées, plages protégées, validation des données, mise en forme conditionnelle, fonctions de recherche et de calcul conditionnel, tableaux croisés dynamiques, tableau de suivi partagé.
• Gmail approfondi et Slides à plusieurs (1 h) : modèles, envoi programmé, méthode de traitement quotidien de la messagerie, présentation construite à plusieurs.
• Google Forms (1 h) : enquête, inscription ou demande de devis, réponses dans Sheets, mentions d’information sur les données personnelles, collecte limitée au nécessaire.
• Gemini Notebook, anciennement NotebookLM (45 minutes) : interroger un dossier de documents fictifs et en tirer une synthèse qui cite ses sources.
• Atelier (2 h 15) : l’équipe met en place son drive partagé et ses espaces Chat sur une copie de travail de ses dossiers, puis relit sa charte et prépare la mise en place du drive partagé ; mise en situation et quiz de la deuxième journée.

• Formateur spécialisé dans les outils bureautiques et collaboratifs en ligne (Google Workspace, Microsoft 365), justifiant d’un niveau bac + 3 ou équivalent.
• Au moins 2 ans d’expérience dans la formation d’adultes.
• Pratique professionnelle régulière des outils collaboratifs en ligne et des assistants d’intelligence artificielle.

• En groupe intra : dans les locaux de l’entreprise (Lyon, Aubenas, Sud Ardèche, Privas, Le Teil et leurs environs) ou en visioconférence, sur les comptes Google Workspace de l’entreprise avec l’accord de son administrateur ; le formateur utilise des comptes de démonstration de Cygnus Formations et n’a aucun compte sur le domaine de l’entreprise ; les partages externes d’exercice sont retirés en fin de session.
• En individuel : en visioconférence, par journées ou demi-journées, sur le compte du participant ; coédition avec le compte de démonstration du formateur si l’administrateur autorise le partage externe ; le participant choisit ce qu’il affiche et le formateur est tenu à la confidentialité.
• En visioconférence : classe virtuelle animée en direct par le formateur (Google Meet ou Microsoft Teams) ; aucune séance de formation n’est enregistrée ; assistance technique et pédagogique par e-mail à contact@cygnus-formations.fr, réponse sous 48 h ouvrées.
• Données : les boîtes Gmail et les drives réels de l’équipe ne sont pas projetés devant le groupe ; les exercices Gmail, Gemini et Gemini Notebook se font sur des documents fictifs ; avec un compte Gmail personnel, Gemini et Gemini Notebook s’utilisent sur des données fictives uniquement, et le réglage de l’activité Gemini est montré en séance. L’atelier travaille sur une copie de travail préparée par l’entreprise, sans dossiers RH, clients ni données sensibles, que l’entreprise supprime ou intègre à son drive partagé définitif en fin d’atelier.
• Réunions Meet : enregistrement, transcription ou notes Gemini seulement sur une réunion d’exercice, avec l’accord des participants, fichiers supprimés en fin de séance.
• Supports remis : guide pas à pas au format PDF et modèle de charte de travail collaboratif ; l’équipe repart avec la première version de sa charte et le plan de son drive partagé.

• Avant la formation : test de positionnement (outils déjà utilisés, formule d’abonnement Google Workspace, habitudes de l’équipe, 20 questions de connaissances, attentes).
• Pendant la formation : vérification pratique de 10 minutes en ouverture, puis exercices pratiques corrigés à chaque module.
• En fin de formation : quiz de validation des acquis, questionnaire de satisfaction et mise en situation : partager un document avec les bons droits, le modifier à plusieurs (en individuel, avec le formateur ou sur un document de démonstration qu’il partage), créer une tâche à partir d’un e-mail et attribuer un commentaire à un collègue ; en 14 heures, mettre en service un formulaire Google Forms et un tableau de suivi partagé.
• Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation des acquis, et certificat de réalisation (formation non certifiante).
• Nouvelle offre : taux de satisfaction et résultats publiés à l’issue des premières sessions.