Outlook : messagerie, agenda et organisation
Une journée pour trier vos messages, écrire plus vite et planifier vos réunions, avec une méthode que vous gardez ensuite.
Des messages qu’on ne retrouve plus, des pièces jointes en plusieurs versions, des réunions fixées sans regarder l’agenda des autres : Outlook est souvent utilisé comme une simple boîte aux lettres. En fin de journée, votre boîte est triée, vos premières règles de tri sont en place et vous savez traiter chaque message en une fois.
Elle porte sur le nouvel Outlook, celui que Microsoft installe aujourd’hui sur les postes Windows, et sur Outlook sur le web. Si votre entreprise utilise encore l’Outlook classique, le formateur s’y adapte.
Ce que vous saurez faire
- Trier et retrouver : dossiers, catégories, règles de tri, actions rapides, recherche avancée.
- Écrire plus vite : signatures, modèles de messages, envoi différé, partage d’un fichier par un lien plutôt qu’en pièce jointe.
- Planifier : rendez-vous et réunions Teams, disponibilités des participants, agenda partagé.
- Suivre ses tâches : transformer un e-mail en tâche avec Microsoft To Do.
- Tenir dans la durée : une méthode de traitement quotidien de la messagerie, appliquée à votre propre boîte.
Le niveau de chacun est vérifié avant la formation par un test de positionnement : les exercices sont adaptés, que vous découvriez Outlook ou que vous l’utilisiez depuis des années.
Comment se déroule la formation
- En individuel : sur votre propre boîte, en présentiel à Lyon, à Aubenas et dans leurs environs, ou en visioconférence (une journée ou deux demi-journées). Vous choisissez ce que vous affichez ; le formateur est tenu à la confidentialité.
- En groupe, dans votre entreprise : jusqu’à 8 participants, dans vos locaux ou en visioconférence. Les exercices se font sur des comptes de démonstration ou sur le poste de chacun, sans projeter les messages des participants.
Si votre entreprise dispose de Microsoft 365 Copilot, une demi-heure peut porter sur Copilot dans Outlook : résumer un fil de discussion, préparer une réponse, avec les règles de confidentialité à respecter.
Tarif
Sur devis, en individuel ou pour un groupe. Le devis comprend la formation, les supports (guide pas à pas et fiche méthode) et l’évaluation des acquis ; frais de déplacement compris en présentiel. Pour aller plus loin avec votre équipe : Microsoft 365 : travailler en équipe.
Pour un devis, indiquez-nous le nombre de personnes, leur version d’Outlook et vos disponibilités. Cygnus Formations est certifié Qualiopi au titre des actions de formation.
Questions fréquentes
Quelle version d’Outlook est utilisée pendant la formation ?
La vôtre. La formation porte sur le nouvel Outlook et sur Outlook sur le web, et s’adapte à l’Outlook classique de Microsoft 365 si votre entreprise l’utilise encore. Le test de positionnement permet de le vérifier avant la formation.
Je me débrouille déjà avec Outlook : la formation est-elle utile ?
Le test de positionnement indique ce que vous maîtrisez déjà ; la journée porte sur le reste. Beaucoup d’utilisateurs ne se servent que de quelques fonctions ; or les règles, la recherche avancée, les modèles et l’agenda partagé font gagner du temps à ceux qui reçoivent beaucoup de messages.
Mes messages restent-ils confidentiels ?
Oui. En individuel, vous choisissez ce que vous affichez et aucune séance n’est enregistrée. En groupe, les exercices se font sur des comptes de démonstration ou sur le poste de chacun, sans projection, et le formateur est tenu à la confidentialité.
Comment financer la formation ?
Elle est financée par l’entreprise, dans son plan de développement des compétences, avec une prise en charge possible par son OPCO selon les critères de sa branche. Un indépendant ou un dirigeant non salarié peut solliciter son fonds d’assurance formation. Cette formation n’est pas proposée avec le CPF.
Où se déroule la formation ?
Dans vos locaux, à Lyon, à Aubenas et dans leurs environs. Ailleurs, ou si vous le préférez, en visioconférence : classe virtuelle animée en direct par le formateur.
Détails du programme
Les personnes qui passent une grande partie de leur journée dans leur messagerie : salariés, assistants et assistantes, gestionnaires, managers et responsables d’équipe, indépendants et dirigeants de petites entreprises. En individuel, ou en groupe intra-entreprise jusqu’à 8 participants.
Accès : demande de devis, premier échange, puis convention de formation. Délai : environ 3 semaines entre la demande et la formation, selon vos disponibilités.
Personnes en situation de handicap : contactez notre référent handicap avant la formation pour étudier les adaptations possibles. En présentiel, l’accessibilité des lieux est vérifiée avec vous lors du premier échange.
- Utiliser un ordinateur et envoyer un e-mail ; le niveau de chacun est vérifié par un test de positionnement, qui adapte les exercices.
- Un ordinateur avec Outlook (nouvel Outlook ou Outlook classique de Microsoft 365) ou un accès à Outlook sur le web.
Gérer sa messagerie, son agenda et ses tâches dans Outlook avec une méthode régulière : moins de messages perdus, des fichiers partagés sans doublons et des réunions planifiées selon les disponibilités de chacun.
- Se repérer dans le nouvel Outlook et Outlook sur le web.
- Trier sa boîte de réception avec des dossiers, des catégories, des règles et des actions rapides.
- Retrouver un message, une pièce jointe ou un contact avec la recherche avancée.
- Rédiger plus vite avec des signatures et des modèles de messages, et partager un fichier par un lien plutôt qu’en pièce jointe.
- Planifier des rendez-vous et des réunions Teams, partager son agenda et consulter les disponibilités.
- Transformer un e-mail en tâche et appliquer une méthode de traitement quotidien de sa messagerie.
- Organiser et automatiser le tri de sa boîte de réception.
- Retrouver rapidement un message, une pièce jointe ou un contact.
- Planifier une réunion en tenant compte des disponibilités des participants.
- Traiter sa messagerie chaque jour avec une méthode stable.
1. Se repérer dans le nouvel Outlook (30 minutes)
- Interface et affichages ; ce qui distingue le nouvel Outlook, l’Outlook classique et Outlook sur le web.
- Paramètres utiles : notifications, affichage des conversations, boîte de réception prioritaire.
2. Trier et retrouver (1 h 30)
- Classer : dossiers, catégories de couleur, indicateurs de suivi, épingler un message.
- Automatiser : règles de tri, actions rapides, tri en lot des messages d’un même expéditeur, courrier indésirable.
- Retrouver : recherche avancée, filtres par expéditeur, date ou pièce jointe, recherche de contacts.
3. Écrire efficacement (1 h 30)
- Signatures, modèles de messages, mise en forme.
- Copie cachée, envoi différé, accusés de réception, rappel des messages.
- Partager un lien OneDrive ou SharePoint au lieu d’une pièce jointe ; droits d’accès.
4. L’agenda et les réunions (1 h 30)
- Rendez-vous, réunions Teams, périodicité, rappels.
- Disponibilités des participants, Assistant Planification, réponses aux invitations.
- Agenda partagé, délégation d’accès, calendriers de groupe (sur comptes de démonstration).
5. Les tâches (45 minutes)
- De l’e-mail à la tâche : indicateurs, Microsoft To Do, échéances et rappels.
- Suivre ce qu’on attend des autres.
6. Une méthode de traitement quotidien (1 h 15)
- Traiter, déléguer, planifier, classer : décider une fois pour chaque message.
- Organiser ses plages de messagerie, réduire les notifications, programmer ses réponses d’absence.
- Mise en pratique sur sa propre boîte, puis plan d’organisation personnel.
- Option : si l’entreprise dispose de Microsoft 365 Copilot, 30 minutes de ce module portent sur Copilot dans Outlook (résumer un fil, préparer une réponse), avec les règles de confidentialité.
- Formateur spécialisé dans les outils bureautiques et Microsoft 365, justifiant d’un niveau bac + 3 ou équivalent.
- Au moins 2 ans d’expérience dans la formation d’adultes.
- Pratique professionnelle régulière d’Outlook et de Microsoft 365.
- En individuel : travail sur la boîte du participant, en présentiel (Lyon, Aubenas et leurs environs) ou en visioconférence ; le participant choisit ce qu’il affiche, aucune séance n’est enregistrée et le formateur est tenu à la confidentialité.
- En groupe intra : dans les locaux de l’entreprise (Lyon, Aubenas et leurs environs) ou en visioconférence ; exercices sur des comptes de démonstration ou sur la boîte de chacun, sans projection des messages des participants.
- En visioconférence : classe virtuelle animée en direct par le formateur (Microsoft Teams) ; assistance technique et pédagogique par e-mail à contact@cygnus-formations.fr, réponse sous 48 h ouvrées.
- Supports remis : guide pas à pas au format PDF et fiche « méthode de traitement quotidien ».
- Avant la formation : test de positionnement (usages actuels d’Outlook, difficultés, attentes).
- Pendant la formation : exercices pratiques corrigés à chaque module.
- En fin de formation : quiz de validation des acquis et mise en situation (trier une boîte d’exemple, planifier une réunion, créer une règle) ; questionnaire de satisfaction.
- Attestation de fin de formation mentionnant les objectifs, la nature, la durée et les résultats de l’évaluation des acquis, et certificat de réalisation (formation non certifiante).
- Nouvelle offre : taux de satisfaction et résultats publiés à l’issue des premières sessions.
Nos tarifs
Outlook : messagerie, agenda et organisation
Outlook : messagerie, agenda et organisation
7 heures
Une formation sur mesure
En individuel, vous travaillez sur votre messagerie et votre agenda, et vous repartez avec un plan d’organisation personnel. En groupe, chacun pratique sur son poste, sans projeter ses messages.
Les règles, la recherche et les modèles servent une méthode de traitement quotidien : traiter, déléguer, planifier, classer. C’est elle qui fait gagner du temps après la formation.
Une démarche qualité certifiée
Notre démarche qualité
- Un premier échange pour construire la formation à partir de vos usages et de vos outils.
- Une évaluation des acquis et un questionnaire de satisfaction à chaque session.
- Une attestation de fin de formation pour chaque participant.
Nous avons signé la charte de déontologie du CPF
- Nous présentons notre offre avec transparence : nous refusons de mettre en évidence une prétendue gratuité de la formation ou des cadeaux remis aux stagiaires.
- Nous ne multiplions pas notre offre sur Mon Compte Formation dans un but d’optimisation de référencement : cela peut vous paraître logique, mais la plupart des organismes pollueurs ne respectent pas cette règle de respect élémentaire de l’internaute.
- Nous sommes partenaires officiels de nos certificateurs.
Nous sommes certifiés Qualiopi
- Nos formations sont compatibles avec un financement CPF ou OPCO
- Notre approche pédagogique respecte le Référentiel National Qualité
- La certification qualité a été délivrée au titre de l’action suivante: L.6313 – 1 – 1° Actions de formation